עמותות, ארגונים חברתיים ובתי אבות מנהלים מידע אישי ולעיתים גם מידע רגיש במיוחד. מידע על עובדים, מתנדבים, דיירים, מטופלים ונתמכים.
דווקא בארגונים שפועלים מתוך שליחות ואמון, הגנת הפרטיות אינה עניין טכני או בירוקרטי בלבד, היא חלק מהאחריות האנושית כלפי האנשים שהפקידו בידיהם את המידע האישי ביותר שלהם.
המידע הזה אינו נשמר רק במערכות מחשוב. הוא עובר בין אנשים: בשיחות, במיילים, בקבוצות וואטסאפ, בטפסים ובמפגשים יומיומיים. לכן, הסיכון לפגיעה בפרטיות אינו נובע רק מכשלים טכנולוגיים — אלא בעיקר מהתנהלות יומיומית.
בשנים האחרונות, ובפרט לאור תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, גוברת הדרישה לניהול מסודר, מבוקר ואחראי של מידע אישי בארגונים.
הדרכות פרטיות, לא המלצה, אלא חלק מהחובה המשפטית
החובה להדריך עובדים ובעלי הרשאה למידע אישי אינה רק כלי ניהולי, היא מעוגנת בדין.
בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז–2017, ובפרט תקנה 7(א), על בעל מאגר מידע לנקוט אמצעים ארגוניים, ובכלל זה לקיים הדרכות לבעלי הרשאה למידע.
לפי התקנות, כאשר מדובר במאגרי מידע ברמת אבטחה בינונית או גבוהה, יש לקיים הדרכות: בסמוך למועד תחילת מתן הרשאה לגישה למידע וכן באופן תקופתי במהלך הפעילות.
ההדרכות נוגעות, בין היתר: להוראות הדין החלות על ניהול מידע אישי, לנהלי האבטחה בארגון, לחובות המוטלות על בעלי הרשאה למידע.
המשמעות ברורה:
לא ניתן לעמוד בדרישות החוק והתקנות ללא יצירת מודעות והבנה בקרב העובדים והמתנדבים.
הדרכה אינה “תוספת”, היא חלק ממערך אבטחת המידע הארגוני.
עובדים ומתנדבים – הסיכון היומיומי שלא תמיד נראה
בפועל, מרבית הפגיעות בפרטיות אינן נובעות מכוונה רעה, אלא מהרגלים יומיומיים שלא הוסדרו, ולכן דווקא שם טמונה האחריות האמיתית של הארגון.
כך למשל: עובד שולח מידע אישי לקבוצת תפוצה רחבה מדי, מתנדב משוחח על מצב רפואי של דייר בנוכחות אחרים, מסמך אישי נשמר במקום נגיש ללא הגבלה, מידע מועבר לגורם חיצוני ללא בדיקה מספקת ועוד. המשותף לכל המקרים הללו הוא חוסר מודעות.
חשוב להבין: החובה המשפטית חלה על הארגון, גם כאשר הטעות נעשתה בתום לב. בנוסף, בעמותות ובבתי אבות קיימת מורכבות מיוחדת ובכללה, עובדים פועלים במסגרת תפקיד מוגדרת, מתנדבים פועלים לעיתים באופן גמיש יותר, אך בפועל, שניהם עשויים להיחשף למידע רגיש, ולכן, שניהם חייבים בהדרכה.
מה כוללת הדרכת פרטיות אפקטיבית
הדרכת פרטיות אינה הרצאה תיאורטית, אלא כלי מעשי שמטרתו לשנות התנהגות. הדרכה אפקטיבית צריכה לכלול: הסבר מהו מידע אישי ומהו מידע רגיש, הבחנה בין מידע שמותר לחשוף לבין מידע שיש להגן עליו, דוגמאות מהמציאות הארגונית, טעויות נפוצות בהתנהלות יומיומית, כללים ברורים להתנהלות במיילים, שיחות, מסמכים ואפליקציות, הנחיות לעבודה מול גורמים חיצוניים, חובת סודיות והאחריות האישית של כל בעל הרשאה. כאשר ההדרכה מותאמת לפעילות הארגון, היא הופכת לכלי שמייצר שינוי אמיתי.
ארגון שמסדיר את ניהול המידע האישי שלו אינו רק עומד בדרישות החוק, אלא גם יוצר סביבת עבודה מכבדת ובטוחה יותר עבור כל מי שבא עמו במגע.
לסיכום, ניהול נכון של מידע אישי אינו מתרחש רק במסמכים ובנהלים, אלא בהתנהלות היומיומית של האנשים בארגון.
בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), ובפרט תקנה 7(א), הדרכות לבעלי הרשאה למידע הן חלק בלתי נפרד ממערך החובות הארגוניות. במיוחד כאשר מדובר במאגרי מידע ברמת אבטחה בינונית או גבוהה.
עמותות, ארגונים חברתיים ובתי אבות שאינם מקיימים הדרכות שוטפות עלולים להימצא בחשיפה משפטית, גם מבלי להיות מודעים לכך.
עמותות, ארגונים חברתיים ובתי אבות המבקשים לקיים הדרכות פרטיות מותאמות לפעילות הארגון ולבחון את עמידתם בדרישות הדין. מוזמנים לפנות לקבלת ליווי משפטי בתחום.
פנו אלינו והטמיעו כללים ברורים לניהול מידע אישי, לפני שהסיכונים הופכים לבעיה.
————————————-
